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性和权威性。这些文件能够将上级的决策、指示和要求迅速传达给下级，使下级机关能够了解上级的意图，明确工作的方向和目标。同时，下级机关也能通过官方文件向上级报告工作进展、反映问题，实现信息的双向流通。其次，官方文件是工作依据和凭证。它们记录了各项政策、法规和规章制度的制定、修改和废止过程，为各级机关和人员提供了明确的工作指导和行为准则。同时，官方文件也是处理公务、解决纠纷的重要依据，为各项工作提供了有力的支持和保障。
徐晨在笔记本上记录着从老李那儿学来的经验，红头文件主要注意两个地方，一个是文种，一个是格式。
“官方红头文件包含多种文种，主要用于表达不同性质的官方信息。这些文种包括但不限于：
决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
命令（令）：适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。
公报：适用于公布重要决定或者重大事项。
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议等。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
批复：适用于答复下级机关请示事项。
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
除了以上常见的文种外，还有会议纪要、意见等也可能作为红头文件的形式出现。这些文种的选择和使用，取决于具体的官方沟通需求和情境。”
徐晨从文印室的存档文件里找到不少文件模板，对照老李告诉他的文种一一对照的细看学习，以后如果徐晨接到了写作任务就可以套用模板节约时间了。
除此以外，徐晨觉得最麻烦的是文件格式，对于新手来说不太友好。
“红头文件的格式主要包括以下几个部分：
眉首部分：
份号：秘密公文需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。
密级和保密期限：涉密公文需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。
签发人：上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标注签发人姓名。
版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
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